MULTITASKING

Multitasking terdiri dari dua kata, multi dan tasking. Multi adalah lebih dari satu. Sedangkan tasking adalah pekerjaan (sedang dalam keadaaan bekerja). Multitasking berarti dua atau lebih kegiatan yang dilakukan dalam satu waktu yang bersamaan.

Siang ini saya menulis status dalam facebook saya, saya ingin otak saya di-cluster atau di-partisi atau di-virtualisasi. Dengan tidak mengesampingkan arti dari masing-masing kata, saya ingin menuju satu arah, yaitu masalah pembagian banyak tugas yang harus saya lakukan dengan memakai otak saya yang hanya satu.

Caranya ?

- Atur skala prioritas

Tulis pekerjaan-pekerjaan yang harus anda lakukan hari ini dalam sebuah agenda atau gunakan fitur calendar dalam microsoft office. Atur skala prioritasnya, kerjakan mulai dengan skala prioritas paling besar.

- Gunakan kekuatan team

Pada saat pertama kali anda diinterview untuk masuk dalam perusahaan, HRD biasanya akan menilai seberapa team player-kah anda. Artinya seberapa besar anda mampu bekerja sama dengan orang lain. Ketika anda mengerjakan sebuah proyek sendiri, maka lekaslah untuk hubungi manager atau atasan anda untuk meminta pendampingan. Dengan adanya pendampingan atau tim. Maka anda dapat membuat pembagian tugas dengan rekan kerja anda.

- Outsourcing

Jika perusahaan anda bekerjasama dengan pihak ketiga, vendor atau outsourcing, maka anda akan sangat diuntungkan dengan keadaan ini. Ketika anda berhalangan, anda dapat meminta vendor atau tenaga outsourcing yang telah dikontrak oleh perusahaan untuk mengerjakan hal-hal terkait dengan proyek yang anda tangani.

- Pergunakan Email

Jika anda berhalangan menghadapin persoalan yang harus diselesaikan dan anda membutuhkan orang lain untuk bisa bekerjasama menyelesaikan persoalan tersebut sedangkan anda tidak punya waktu hari itu. Maka anda bisa memakai email untuk mendiskusikan lebih lanjut tentang requirement atau keperluan anda saat itu dengan menaruh alamat email contact person ke to atau cc atau bcc jika diperlukan.

- Konsultasi Dengan Atasan

Jika anda merasa anda kelimpungan untuk mengerjakan proyek-proyek atau banyak tugas dalam sekali waktu sedangkan begitu juga dengan tim anda, saatnya anda berkonsultasi dengan atasan, mungkin saatnya departemen anda merekrut tenaga baru untuk mengerjakan proyek-proyek yang sedang berjalan.

Semoga dengan cara ini, otak anda akan sedikit punya ruang untuk mengerjakan hal-hal yang lainnya. Seorang pekerja yang baik, bukan hanya handal dalam bidang teknikal akan tetapi juga handal dalam manajemen untuk meyelesaikan pekerjaan tepat waktu, optimal dan berjalan sesuai rencana ketika melibatkan lebih dari satu departemen. Bukan seorang manajer saja yang dituntut untuk punya kepentingan manajerial, akan tetapi seorang staf juga harus punya kemampuan yang sama.

PENTINGNYA SEBUAH KONTRAK

Suatu sore saya menelpon kolega saya, menanyakan proyeknya di sebuah perusahaan. Beliau menceritakan pengalamannya memegang satu proyek. Betapa terkejutnya setelah saya mengetahui proyeknya selesai dengan tidak mulus. Penyebabnya ? tidak ada kontrak.

Kontrak sangat penting untuk mengikat dua atau lebih pihak yang bekerjasama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Kontrak mempunyai muatan hukum, sehingga bilamana salah satu pihak melanggar pasal-pasal yang tertuang dalam kontrak, maka pihak yang lain dapat menuntut salah satu pihak yang melanggar untuk menyelesaikannya melalui proses hukum.

Kontrak juga erat kaitannya dengan pembayaran pekerjaan proyek jika sudah selesai. Departemen keuangan sebuah perusahaan akan melakukan pembayaran mengacu pada dokumen kontrak yang telah ditandatangani. Dimana dalam dokumen kontrak tersebut, berisi lingkup kerja, waktu pekerjaan, harga pekerjaan yang dilakukan dan term pembayarannya.

Bagaimana bila kontrak tidak ada, resiko untuk vendor (penyedia jasa/penjual) adalah mereka tidak akan dibayar sama sekali jikalaupun pekerjaan mereka telah selesai dilakukan. Sedangkan untuk pemakai jasa (pembeli) mereka akan beresiko terhadap target peluncuran produk, kesalahan lingkup kerja dan kualitas pekerjaan yang buruk.

Jadi kontrak tidak semata-mata perlu untuk satu pihak saja, namun mengikat dua belah pihak dan akan sama-sama rugi jika kontrak itu tidak ada.

N.E.G.O.S.I.A.S.I

Negosiasi adalah satu proses komunikasi antara dua pihak atau lebih pihak untuk mencapai kata mufakat atau sepakat atas poin-poin yang didiskusikan untuk mendapatkan hasil bersama berdasarkan atas asas win-win solution. Negosiasi menjadi alot lantaran perbedaan antara penjual dan pembeli terlalu besar dan masing-masing sulit untuk menaikkan atau menurunkan harga. Berdasarkan pengalaman saya sebagai pembeli, yang membeli jasa dari vendor (penyedia jasa), maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan :

- Apakah vendor tersebut berasal dari dalam atau luar negeri? seberapa besar usaha yang harus dia keluarkan untuk proses pengadaannya ? (transport, perhitungan pekerja per-hari, dll) karena biasanya ada perbedaan harga antara vendor dalam dan luar negeri terkait dengan standarisasi masing-masing negara

- Sejarah adalah data acuan yang wajib kita pegang, sekurang-kurangnya kita mempunyai data proyek selama setahun dengan sejarah yang sama atau mirip dengan pengadaan baru. Misal untuk pembangunan aplikasi A, apakah aplikasi A ini pernah dibangun sebelumnya oleh vendor lain atau mempunyai kemiripan dengan proyek yang sudah ada? jika iya, brapakah nilainya? nilai dari sejarah pembangunan aplikasi itulah yang akan kita jadikan acuan dasar untuk negosiasi

- Biasanya vendor akan menolak jika dibandingkan dengan vendor yang lain, tapi klo yang lain bisa mengerjakan lebih cepat untuk aplikasi serupa atau lebih mirip, maka hal ini bisa kita gunakan sebagai pemicu untuk 'memanas-manasi' vendor tersebut

- Membantu vendor dengan masukan-masukan terhadap proyek-proyek mereka, atau kerjasama yang baik yang telah dibangun selama ini, atau kesempatan untuk mendapatkan proyek di masa yang akan datang bisa kita pakai untuk meningkatkan posisi kita dalam proses tawar menawar.

- Penawaran diskon bisa berupa pengurangan harga total atau dalam bentuk lain yaitu gratis untuk perubahan-perubahan selama waktu tertentu wajib kita diskusikan ke vendor agar mendapatkan harga yang lebih kompetitif. Biasanya dibungkus dalam nilai project pengadaan platform atau infrastruktur

- Negosiasi juga bisa kita lakukan diluar pertemuan formil, tapi ingat, never walk alone :)

Uji kasus negosiasi ini didasarkan pada pengalaman untuk implementasi perangkat lunak.

MENGETAHUI POTENSI TIM

Seperti yang sudah kita pahami bersama, bahwasanya setiap individu dilahirkan dengan ciri khasnya masing-masing, bahkan ciri ini tidak bisa disamakan di tingkatan universitas. Maka sangatlah penting untuk project manager bisa mengetahui potensi apakah yang dimiliki oleh tiap-tiap individu di dalam tim kerja.

Seorang team player, jago negosiasi, pintar dalam komunikasi, berpotensi untuk jadi seorang marketing atau business user dan procurement. Seorang analitik, cenderung pasif, akan lebih sesuai jika dia menjadi seorang spesialis teknis. Seorang yang datang dengan penuh ide dan inovasi akan lebih baik jika dikembangkan menjadi product development, planning atau arsitektur sistem. Jika hanya pintar dalam urusan dokumen, seharusnya dia masuk dalam hal-hal yang berurusan dengan administrasi atau finance.

Semua potensi ini harus kita ketahui manakala menghandle suatu project. Seorang project manager tidaklah harus jago dalam detail teknis project yg dipegangnya. Seorang project manager berkewajiban untuk menyeimbangkan time plan dengan availability resource dan budget. Dikarenakan scope kerjanya lebih luas, maka wajib baginya didampingi oleh seorang staf ahli terkait dengan sisi teknis maupun bisnis project tersebut untuk meminta pertimbangan mereka jika diperlukan.

Seorang project manager ditugaskan untuk bertugas se-efesien mungkin dengan estimasi budget, resource dan jumlah project. Satu project manager harus bisa menangani lebih dari satu project dalam satu waktu. Seorang project manager harus cukup smart dan jeli untuk melihat potensi anak buahnya masing-masing untuk terlibat dalam satu project. Sehingga semua project yang dia pegang bisa seluruhnya teratasi dan terdeliver on time, on budget dan on scope.